forcont factory FX | Elektronische Personalakte

Gemäß der Strategie „Ein Mensch - eine Akte” werden mit Hilfe der Personalakte von forcont alle Informationen zu einem Mitarbeiter in einer einzigen Akte elektronisch gespeichert und zentral verwaltet. Somit sind sämtliche Daten und Dokumente für den Sachbearbeiter sofort vollständig verfügbar.

Der Zugang zur Personalakte kann über Rechtefreigaben für unterschiedliche Nutzergruppen gesichert und der Zugriff auf bestimmte Ordner und Dokumentenarten beschränkt werden. Auf diese Weise können selbst Dritte, wie Rechtsanwälte oder Personalberater, einen zeitlich begrenzten Zugriff erhalten. Die elektronische Akte unterstützt dabei die bisher gewohnte Arbeitsweise mit der Papierakte. Anhand von Vorschaubildern wird ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente ermöglicht. Eine schnelle Orientierung sowie ein Gesamteindruck über den Mitarbeiter wird zudem über eine Listenansicht gewährleistet.

Die Personalakte überwacht diverse Termine und erinnert durch Wiedervorlage und Mailbenachrichtigungen an Fristen, z. B. die Gültigkeit von Zertifikaten oder zeitlich befristeten Verträgen. Die Verfahrensweise der Personalakte erfolgt im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften und unterstützt die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen. Über die automatische Protokollierung sind alle Arbeitsschritte in der Personalakte, wie Änderungen an den Stammdaten oder das Bearbeiten von Dokumenten, stets nachvollziehbar.

Die Vorteile im Überblick:

• Verschlankung und optimierte Steuerung der Arbeitsvorgänge im Personalwesen
• Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Servicequalität der Personalabteilung
• Vermeidung von finanziellen und Image-Schäden durch automatische Fristenüberwachung und Wiedervorlage
• Verbesserte Entscheidungsgrundlage durch vollständige Personalakte